Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Что такое чек-лист и зачем он нужен на предприятии? В наше время этот термин уже стал общеизвестным, но не все знают, какие преимущества он может дать в работе. В этой статье мы разберемся, что представляет собой чек-лист и какие задачи он помогает решить.

Чек-лист – это контрольный список, который включает перечень пунктов, которые необходимо выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. В основе этой системы лежит идея последовательности – каждый этап состоит из определенных действий, которые нужно выполнять в определенном порядке, чтобы добиться желаемого эффекта. Чек-листы используются не только в производственной сфере, но и в повседневной жизни, например, для составления списка покупок.

На производстве чек-листы оказывают значительную помощь. Производственная сфера – это область, где каждая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительные нарушения технологии могут привести к браку, а несоблюдение техники безопасности может стоить кому-то здоровья или жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность, но держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны.

Чек-листы приходят на помощь в таких ситуациях. Они позволяют не упустить ни одной важной мелочи, повысить качество выполнения работ, избегать повторяющихся ошибок, улучшать дисциплину на предприятии, быстро внедрять любые нововведения, экономить рабочее время и освободить ресурсы для решения важных задач.

Преимущества использования чек-листов очевидны. Сотрудники работают по списку, что позволяет им не забывать и не запутываться даже в самых сложных процессах. Чек-листы определяют четкие критерии оптимального результата по каждому пункту, что позволяет повысить качество выполнения работ. Постоянное использование чек-листов позволяет руководителям видеть часто допускаемые ошибки и исключить их в будущем. Экономия времени и ресурсов – один из основных плюсов чек-листов. Система контрольных списков освобождает руководителей от постоянного контроля и планирования, что позволяет им сосредоточить внимание на более важных задачах.

Чек-листы на производстве могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают организовать работу и контролировать ее выполнение. Сфера применения чек-листов на производстве очень широка – их можно использовать во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

Использование чек-листов довольно просто. Руководитель назначает исполнителя, передает ему список задач и проверяет готовность в установленные сроки. Если есть замечания, чек-лист возвращается на доработку. Если все выполнено правильно, руководитель подтверждает результаты в системе учета.

Таким образом, использование чек-листов на производстве имеет множество преимуществ, в том числе экономию времени и ресурсов, повышение качества работ и улучшение дисциплины на предприятии. Система контрольного списка может быть использована во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать – и поможет достичь желаемых результатов.

Как разработать чек-лист

Чек-листы обычно создают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют выполнение пунктов списка.

Но чтобы чек-лист был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы могут создавать дополнительные проблемы вместо того, чтобы решать их.

Итак, как правильно написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

1. Разделение задачи на этапы. Это будет своеобразный каркас списка, который представляет собой разделы. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и т.д.
2. Детализация каждого этапа, разделение его на отдельные операции. Например, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
3. Продумывание возможных ошибок, которые могут возникнуть на любом из этапов, и соответствующих напоминаний/предупреждений в списке.
4. Протестирование получившейся пробной версии чек-листа.
5. При необходимости внесение исправлений и дополнений.

Вот несколько полезных советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков. Лучше всего ограничиться 6-8 пунктами, а если задача слишком объемная, разбить ее на несколько этапов и для каждого создать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам следует применять принцип группировки, объединять задачи в разделы, использовать подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь исполнить сразу множество пунктов, так как это затруднит концентрацию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей, которые могут отвлекать от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Чек-лист должен иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с возможностью отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам.

Существуют разные способы создания электронных чек-листов. Например, в программе Excel можно составить чек-лист, но это сложно и утомительно. Лучше всего использовать специальные приложения - конструкторы чек-листов, которые позволяют автоматизировать процесс его создания и использования, делая его максимально простым и удобным. Так, можно с легкостью ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах формируются мгновенно.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля.

Фото: freepik.com